Chương 01
Nguyên liệu và mua hàng
45 thuật ngữ
Làm bài theo mức
Thuật ngữ
01Nguyên liệu thôRaw material
Định nghĩa
Vật liệu đầu vào chưa qua chế biến, dùng để sản xuất ra thành phẩm.
Ví dụ
- Nhà máy mua 1 tấn bột mì giá 9 triệu đồng, đủ làm khoảng 16 nghìn gói mì ăn liền loại 75 gram.
- Nhà máy nước giải khát dùng 12 tấn đường mỗi tháng, chiếm 22 phần trăm tổng chi phí nguyên liệu.
Điểm dễ hiểu sai
Nhiều người xếp bao bì vào nguyên liệu thô. Bao bì là vật tư đóng gói, tính định mức riêng.
02Bao bìPackaging material
Định nghĩa
Vật tư dùng để chứa, bảo vệ và nhận diện sản phẩm trên đường đi tới người mua.
Ví dụ
- Thùng carton chứa 24 chai giá 6 nghìn đồng, tính ra 250 đồng cho mỗi chai.
- Chai nhựa PET 500 ml giá 1200 đồng, chiếm 18 phần trăm giá vốn của chai nước bán lẻ 6500 đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Bao bì cấp một tiếp xúc trực tiếp sản phẩm, bao bì cấp hai là thùng chứa bên ngoài. Gộp chung hai loại làm sai định mức.
03Đơn đặt hàngPurchase order
Định nghĩa
Chứng từ bên mua gửi bên bán, ghi rõ mặt hàng, số lượng, giá và thời hạn giao.
Ví dụ
- Đơn số 4821 đặt 500 thùng, giá 320 nghìn đồng một thùng, tổng giá trị 160 triệu đồng.
- Trong tháng bên mua phát hành 3 đơn với tổng 1,2 tỷ đồng, hạn thanh toán 30 ngày kể từ ngày giao.
Điểm dễ hiểu sai
Đơn đặt hàng không phải hợp đồng khung. Hợp đồng khung chốt điều khoản chung cho cả năm, đơn đặt hàng chỉ chốt từng lần mua.
04Thời gian chờ hàngLead time
Định nghĩa
Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng tới lúc hàng về kho và sẵn sàng dùng.
Ví dụ
- Hương liệu nhập khẩu có thời gian chờ hàng 45 ngày, gồm 30 ngày vận chuyển biển và 15 ngày thông quan cùng kiểm nghiệm.
- Nhà cung cấp trong nước giao carton sau 7 ngày, nên kho chỉ cần giữ tồn 10 ngày thay vì 60 ngày như hàng nhập.
Điểm dễ hiểu sai
Nhiều người chỉ tính phần vận chuyển. Thời gian chờ hàng tính cả xử lý đơn, sản xuất của nhà cung cấp và nhập kho.
05Số lượng đặt hàng tối thiểuMinimum order quantity
Định nghĩa
Số lượng nhỏ nhất mà nhà cung cấp chấp nhận cho một lần đặt.
Ví dụ
- Nhà cung cấp màng nhôm đặt mức tối thiểu 2 tấn, trong khi nhu cầu mỗi tháng chỉ 800 kg, nên một lần đặt đủ dùng 2,5 tháng.
- Đặt 4000 chai trong khi mức tối thiểu là 5000 chai, nhà cung cấp tính thêm phụ phí 8 phần trăm trên giá trị đơn.
Điểm dễ hiểu sai
Mức tối thiểu thấp không đồng nghĩa chi phí thấp. Đặt nhiều lần nhỏ làm tăng chi phí vận chuyển và xử lý đơn.
06Nhà cung cấpSupplier
Định nghĩa
Đơn vị bán nguyên liệu, bao bì hoặc dịch vụ cho nhà máy theo điều khoản đã thỏa thuận.
Ví dụ
- Nhà máy mua bột mì từ 3 nhà cung cấp, nhà lớn nhất giao 60 phần trăm nhu cầu 1500 tấn mỗi năm, tức 900 tấn.
- Nhà cung cấp carton đạt 95 phần trăm đúng hạn trong 120 đơn của năm, còn 6 đơn về trễ.
Điểm dễ hiểu sai
Nhà cung cấp lớn nhất không mặc nhiên là nhà cung cấp tốt nhất. Sản lượng lớn mà giao trễ vẫn làm dừng chuyền.
07Định mức nguyên vật liệuBill of materials
Định nghĩa
Bảng liệt kê từng nguyên liệu và bao bì cần cho một đơn vị thành phẩm, kèm lượng dùng.
Ví dụ
- Định mức một gói mì 75 gram gồm 65 gram bột mì, 8 gram dầu chiên và 2 gram gia vị.
- Một thùng 24 chai cần 24 chai PET, 24 nắp, 24 nhãn và 1 thùng carton, tổng chi phí bao bì 36 nghìn đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Định mức phải cộng cả phần hao hụt. Chỉ ghi lượng lý thuyết thì kế hoạch mua hàng luôn thiếu.
08Yêu cầu báo giáRequest for quotation
Định nghĩa
Văn bản gửi nhiều nhà cung cấp để hỏi giá và điều kiện cho cùng một nhu cầu.
Ví dụ
- Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu báo giá cho 5 nhà cung cấp và nhận về 4 báo giá trong 10 ngày.
- Bốn báo giá cho 500 thùng carton nằm trong khoảng 5800 tới 6600 đồng một thùng, chênh nhau 14 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Giá thấp nhất chưa chắc là báo giá tốt nhất. Phải so cùng quy cách, cùng điểm giao và cùng thời gian chờ hàng.
09Đấu thầu mua hàngCompetitive tender
Định nghĩa
Quy trình mời nhiều nhà cung cấp cạnh tranh theo cùng bộ tiêu chí để chọn ra bên trúng.
Ví dụ
- Gói thầu carton một năm có chi tiêu năm trước 3 tỷ đồng, thu hút 6 nhà dự thầu, chấm theo 70 phần trăm giá và 30 phần trăm năng lực.
- Sau đấu thầu, giá một thùng carton giảm từ 6600 xuống 6100 đồng, tức giảm 7,6 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Đấu thầu không tự nó tiết kiệm tiền. Quy cách mô tả mờ thì các báo giá không so sánh được với nhau.
10Hợp đồng khungFramework contract
Định nghĩa
Thỏa thuận dài hạn chốt giá, chất lượng và điều kiện chung, còn số lượng từng lần đặt theo đơn riêng.
Ví dụ
- Hợp đồng khung 12 tháng chốt giá đường 18 nghìn đồng một kg cho khối lượng dự kiến 144 tấn.
- Trong 12 tháng, bên mua phát hành 24 đơn đặt hàng dựa trên một hợp đồng khung duy nhất.
Điểm dễ hiểu sai
Khối lượng dự kiến trong hợp đồng khung không phải cam kết mua. Chỉ điều khoản cam kết mới tạo nghĩa vụ.
11Điều khoản thanh toánPayment terms
Định nghĩa
Thỏa thuận về thời điểm và cách trả tiền cho nhà cung cấp sau khi nhận hàng.
Ví dụ
- Điều khoản 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, áp cho đơn trị giá 160 triệu đồng.
- Nhà cung cấp chào chiết khấu 2 phần trăm nếu trả trong 10 ngày, tức giảm 3,2 triệu đồng trên đơn 160 triệu đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Kéo dài thời hạn trả tiền không miễn phí. Nhà cung cấp thường cộng chi phí vốn của họ vào giá bán.
12Điều kiện giao hàng quốc tếIncoterms
Định nghĩa
Bộ quy tắc chuẩn xác định bên nào chịu chi phí, rủi ro và thủ tục ở từng chặng của lô hàng.
Ví dụ
- Mua hương liệu theo điều kiện FOB, bên mua tự trả 1800 đô la cước biển cho một container 20 feet.
- Cùng lô đó chào theo CIF là 24 nghìn đô la, theo FOB là 22 nghìn đô la, chênh 2 nghìn đô la gồm cước 1800 và bảo hiểm 200.
Điểm dễ hiểu sai
Giá FOB thấp hơn giá CIF không có nghĩa là rẻ hơn. Phần chênh nằm ở cước và bảo hiểm mà bên mua tự trả.
13Tổng chi phí sở hữuTotal cost of ownership
Định nghĩa
Tổng chi phí của một lựa chọn mua hàng, gồm giá mua cộng vận chuyển, lưu kho, hao hụt và chi phí xử lý.
Ví dụ
- Nhà cung cấp A bán 5800 đồng một thùng carton nhưng 8 phần trăm số thùng lỗi phải bỏ, thành khoảng 6304 đồng một thùng dùng được.
- Hàng nội địa 19 nghìn đồng một kg, hàng nhập 18 nghìn đồng cộng cước và lưu kho 1,4 nghìn đồng, thành 19,4 nghìn đồng.
Điểm dễ hiểu sai
So giá trên báo giá là cách so sai. Hai lựa chọn chỉ so được sau khi quy về cùng điểm giao và cùng tỷ lệ hao hụt.
14Chứng nhận phân tíchCertificate of analysis
Định nghĩa
Phiếu do nhà cung cấp cấp cho từng lô, ghi kết quả kiểm nghiệm các chỉ tiêu đã thỏa thuận.
Ví dụ
- Phiếu phân tích lô đường ghi độ ẩm 0,04 phần trăm, trong khi ngưỡng cho phép là 0,06 phần trăm.
- Trong 120 lô nhập năm ngoái, 4 lô có phiếu phân tích lệch ngưỡng và bị giữ lại chờ xử lý.
Điểm dễ hiểu sai
Phiếu phân tích là kết quả tự công bố của nhà cung cấp. Nó không thay cho kiểm tra hàng nhập tại nhà máy.
15Đánh giá nhà cung cấpSupplier audit
Định nghĩa
Cuộc kiểm tra tại nhà máy của nhà cung cấp để xem hệ thống sản xuất và chất lượng có đạt yêu cầu.
Ví dụ
- Cuộc đánh giá chấm 100 điểm trên 12 hạng mục, nhà cung cấp đạt 78 điểm và có 5 điểm không phù hợp.
- Ngưỡng đậu là 80 điểm, nhà cung cấp được 90 ngày khắc phục rồi đánh giá lại.
Điểm dễ hiểu sai
Đánh giá đạt không bảo đảm lô nào cũng đạt. Đánh giá xét hệ thống, kiểm tra hàng nhập xét từng lô.
16Danh sách nhà cung cấp được duyệtApproved supplier list
Định nghĩa
Danh sách các nhà cung cấp đã qua đánh giá và được phép cấp hàng cho nhà máy.
Ví dụ
- Danh sách duyệt có 42 nhà cung cấp cho 9 nhóm nguyên liệu, mỗi nhóm giữ ít nhất 2 nhà.
- Năm ngoái 3 trong 42 nhà bị loại khỏi danh sách sau khi điểm đánh giá tụt dưới 80, tức 7 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Có tên trong danh sách không có nghĩa được mua mãi. Mỗi nhà cung cấp phải đánh giá lại theo chu kỳ, thường là 24 tháng.
17Nguồn cung képDual sourcing
Định nghĩa
Cách bố trí ít nhất hai nhà cung cấp đã được duyệt cho cùng một nguyên liệu.
Ví dụ
- Đường mua 70 phần trăm từ nhà A và 30 phần trăm từ nhà B trên tổng 144 tấn một năm.
- Khi nhà A dừng giao một tháng, nhà B nâng sản lượng tháng đó từ 3,6 tấn lên 12 tấn.
Điểm dễ hiểu sai
Hai nhà cung cấp cùng lấy hàng từ một nhà máy cấp hai thì không phải nguồn cung kép thật. Rủi ro vẫn dồn vào một điểm.
18Truy xuất nguồn gốcTraceability
Định nghĩa
Khả năng lần theo một lô thành phẩm ngược về từng lô nguyên liệu và nhà cung cấp đã dùng.
Ví dụ
- Một lô thành phẩm 20 nghìn gói mì truy về 3 lô bột mì và 2 lô dầu chiên.
- Diễn tập truy xuất yêu cầu dựng đủ hồ sơ trong 4 giờ, lần gần nhất nhà máy làm xong trong 2 giờ 40 phút.
Điểm dễ hiểu sai
Truy xuất phải chạy được cả hai chiều. Từ một lô nguyên liệu cũng phải tìm ra mọi lô thành phẩm đã dùng nó.
19Số lô nguyên liệuBatch number
Định nghĩa
Mã gán cho một lượng nguyên liệu sản xuất trong cùng điều kiện, dùng để nhận diện và truy xuất.
Ví dụ
- Lô đường mã S24 gồm 24 tấn, đủ dùng 2 tháng ở mức 12 tấn một tháng.
- Một chuyến xe 30 tấn bột mì chứa 3 số lô khác nhau, mỗi lô 10 tấn.
Điểm dễ hiểu sai
Một chuyến xe có thể chở nhiều số lô. Ghi chung một số lô cho cả chuyến làm hỏng truy xuất.
20Hạn dùng nguyên liệuMaterial shelf life
Định nghĩa
Khoảng thời gian nguyên liệu còn giữ được chỉ tiêu chất lượng nếu bảo quản đúng điều kiện.
Ví dụ
- Hương liệu có hạn dùng 12 tháng, nhà máy chỉ nhận lô còn ít nhất 9 tháng.
- Lô men hạn dùng 6 tháng, tồn 800 kg trong khi mức dùng 100 kg một tháng, nên 200 kg sẽ quá hạn trước khi dùng tới.
Điểm dễ hiểu sai
Hạn ghi trên bao chỉ đúng khi bảo quản đúng điều kiện. Kho nóng làm nguyên liệu hỏng trước hạn.
21Phiếu nhập khoGoods receipt note
Định nghĩa
Chứng từ kho lập khi nhận hàng, ghi mặt hàng, số lô, số lượng thực nhận và tình trạng hàng.
Ví dụ
- Đơn đặt 500 thùng nhưng xe giao 480 thùng, phiếu nhập kho ghi đúng 480 thùng.
- Phiếu ghi 2 thùng móp trên 480 thùng thực nhận, tức 0,4 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Phiếu nhập kho phải ghi số thực nhận, không chép lại số trên đơn. Chép theo đơn làm sai tồn kho và sai công nợ.
22Kiểm tra hàng nhậpIncoming inspection
Định nghĩa
Bước kiểm tra nguyên liệu ngay khi về kho, trước khi cho phép đưa vào sản xuất.
Ví dụ
- Kiểm tra lấy 8 mẫu trên mỗi lô 20 tấn, thời gian chờ kết quả trung bình 6 giờ.
- Trong 120 lô năm ngoái, kiểm tra hàng nhập chặn 5 lô, trong đó 1 lô có phiếu phân tích vẫn ghi đạt.
Điểm dễ hiểu sai
Hàng chờ kết quả vẫn nằm trong kho nhưng phải được khóa. Để lẫn hàng chờ với hàng đạt là cách dùng nhầm phổ biến nhất.
23Hao hụt nguyên liệuMaterial loss
Định nghĩa
Phần nguyên liệu mất đi trong lưu kho và sản xuất, không trở thành thành phẩm.
Ví dụ
- Chuyền mì hao hụt 3 phần trăm bột mì, tức 390 kg trên mỗi 13 tấn đưa vào.
- Với giá 9 triệu đồng một tấn, 390 kg hao hụt tương đương 3,51 triệu đồng mỗi mẻ.
Điểm dễ hiểu sai
Hao hụt khác phế phẩm. Hao hụt là nguyên liệu mất trong quá trình, phế phẩm là thành phẩm đã làm ra nhưng không đạt.
24Quy cách kỹ thuật nguyên liệuMaterial specification
Định nghĩa
Tài liệu ghi các chỉ tiêu bắt buộc của một nguyên liệu, kèm ngưỡng chấp nhận và cách đo.
Ví dụ
- Quy cách bột mì ghi độ ẩm tối đa 14 phần trăm và hàm lượng protein từ 10,5 tới 11,5 phần trăm.
- Quy cách carton ghi định lượng giấy 380 gram trên mét vuông và sức chịu nén tối thiểu 250 kg.
Điểm dễ hiểu sai
Quy cách phải ghi cả cách đo. Hai bên đo theo hai phương pháp thì cùng một lô ra hai kết quả và tranh cãi không có lối ra.
25Trả hàng cho nhà cung cấpSupplier return
Định nghĩa
Việc gửi trả lô nguyên liệu không đạt về nhà cung cấp kèm hồ sơ và yêu cầu xử lý.
Ví dụ
- Lô 20 tấn bột mì có độ ẩm 14,8 phần trăm bị trả về, lô thay thế giao sau 5 ngày.
- Chi phí xe trả hàng 3 triệu đồng được đưa vào hồ sơ khiếu nại cùng 5 ngày chờ hàng thay thế.
Điểm dễ hiểu sai
Trả hàng chưa phải là xong việc. Không có báo cáo nguyên nhân từ nhà cung cấp thì lô sau vẫn lặp lại lỗi cũ.
26Giá hàng hóa cơ bảnCommodity price
Định nghĩa
Giá thị trường của nguyên liệu gốc như đường, dầu cọ hay bột mì, do cung cầu chung quyết định chứ không do một nhà cung cấp đặt ra.
Ví dụ
- Giá đường tăng từ 18 lên 21 nghìn đồng một kg trong 6 tháng, tức tăng 16,7 phần trăm.
- Dầu cọ chiếm 8 phần trăm giá vốn một gói mì, nên giá dầu tăng 25 phần trăm làm giá vốn tăng 2 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Nhà cung cấp không kiểm soát được giá gốc. Ép giá lúc thị trường đang lên thường đẩy họ giảm chất lượng hoặc bỏ đơn.
27Chốt giá kỳ hạnForward price lock
Định nghĩa
Thỏa thuận cố định giá cho một khối lượng trong một khoảng thời gian tương lai, nhằm tránh biến động giá.
Ví dụ
- Nhà máy chốt 72 tấn đường ở 18 nghìn đồng một kg cho 6 tháng, bằng một nửa nhu cầu năm 144 tấn.
- Giá thị trường lên 21 nghìn đồng, phần chốt giá giúp tránh chi thêm 216 triệu đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Chốt giá là mua sự ổn định. Khi giá xuống dưới mức chốt, nhà máy vẫn phải mua cao hơn thị trường.
28Tiết kiệm chi phí mua hàngPurchasing saving
Định nghĩa
Phần chênh giữa giá tham chiếu và giá thực mua, tính trên khối lượng thực tế của kỳ.
Ví dụ
- Giá carton giảm từ 6600 xuống 6100 đồng, với 500 nghìn thùng một năm thì tiết kiệm 250 triệu đồng.
- Giá mới chỉ áp dụng từ đầu tháng thứ tư nên năm nay chỉ ghi nhận 9 trong 12 tháng, tức 187,5 triệu đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Giá giảm chưa thành tiền tiết kiệm nếu khối lượng không như dự kiến. Con số phải tính trên khối lượng thực mua.
29Chiết khấu theo sản lượngVolume discount
Định nghĩa
Mức giảm giá nhà cung cấp áp dụng khi khối lượng mua đạt tới ngưỡng đã thỏa thuận.
Ví dụ
- Mua từ 100 tấn một năm được giảm 3 phần trăm, từ 150 tấn được giảm 5 phần trăm.
- Nhà máy mua 144 tấn đường ở giá 18 nghìn đồng một kg và hưởng mức giảm 3 phần trăm, tức 77,76 triệu đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Mua thêm chỉ để chạm ngưỡng là cách làm rủi ro. Phần mua thêm nằm trong kho có thể tốn hơn khoản giảm giá.
30Gia công bên ngoàiContract manufacturing
Định nghĩa
Việc thuê một nhà máy khác sản xuất hoặc đóng gói sản phẩm mang nhãn của mình.
Ví dụ
- Mùa cao điểm nhà máy thuê ngoài 30 phần trăm sản lượng, tức 6 triệu gói trên tổng 20 triệu gói một quý.
- Phí gia công là 900 đồng một gói, trong khi chi phí biến đổi khi tự làm là 750 đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Thuê gia công không chuyển được trách nhiệm chất lượng. Nhãn hàng vẫn là bên chịu trách nhiệm trước người mua.
31Nhà cung cấp cấp haiTier two supplier
Định nghĩa
Nhà cung cấp của chính nhà cung cấp trực tiếp, đứng lùi thêm một bậc trong chuỗi.
Ví dụ
- Nhà máy mua carton từ 2 nhà in, cả 2 nhà in đều lấy giấy từ 1 nhà máy giấy duy nhất.
- Nhà máy giấy đó dừng 3 tuần vì sự cố lò hơi và cả 2 nhà in cùng trễ hạn.
Điểm dễ hiểu sai
Bản đồ nhà cung cấp dừng ở cấp một là bản đồ thiếu. Phần lớn sự cố đứt gãy bắt nguồn từ cấp hai trở đi.
32Rủi ro đứt gãy nguồn cungSupply disruption risk
Định nghĩa
Khả năng nguyên liệu về trễ hạn hoặc không về được, làm sản xuất phải dừng.
Ví dụ
- Nhà máy chấm 25 nguyên liệu theo mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra, 4 loại rơi vào ô rủi ro cao.
- Hương liệu nhập có thời gian chờ 45 ngày, nhà máy giữ tồn 60 ngày nên phần đệm là 15 ngày.
Điểm dễ hiểu sai
Nguyên liệu đắt nhất chưa chắc là nguyên liệu rủi ro nhất. Rủi ro nằm ở loại khó thay thế, một loại men giá rẻ vẫn có thể làm dừng cả nhà máy.
33Kế hoạch nhu cầu nguyên liệuMaterial requirements planning
Định nghĩa
Cách tính lượng nguyên liệu cần mua và thời điểm cần, dựa trên kế hoạch sản xuất, định mức và tồn kho hiện có.
Ví dụ
- Kế hoạch 200 nghìn gói cần 13 tấn bột mì, kho còn 4 tấn nên chỉ cần mua 9 tấn.
- Với thời gian chờ hàng 7 ngày, đơn mua 9 tấn phải phát hành trước ngày chạy chuyền ít nhất 7 ngày.
Điểm dễ hiểu sai
Nhu cầu mua bằng lượng cần dùng trừ tồn kho. Bỏ qua tồn kho làm đơn mua thừa và giữ vốn nằm trong kho.
34Cam kết sản lượng nămAnnual volume commitment
Định nghĩa
Điều khoản buộc bên mua lấy một khối lượng tối thiểu trong năm để đổi lấy mức giá tốt hơn.
Ví dụ
- Cam kết 120 tấn đường một năm để lấy giá 17,5 nghìn đồng thay cho 18 nghìn đồng một kg.
- Nếu chỉ mua 100 tấn, bên mua phải bù chênh 500 đồng một kg trên phần đã mua, tức 50 triệu đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Cam kết chỉ đáng ký khi dự báo đủ chắc. Mức rẻ 2,8 phần trăm không bù được khoản bù giá khi sản lượng hụt.
35Đối chiếu ba chứng từThree way matching
Định nghĩa
Bước so khớp đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn trước khi duyệt trả tiền.
Ví dụ
- Đơn ghi 500 thùng, phiếu nhập ghi 480 thùng, hóa đơn ghi 500 thùng nên kế toán giữ lại phần chênh 6,4 triệu đồng.
- Trong 1200 hóa đơn năm ngoái, 36 hóa đơn lệch ở bước đối chiếu, tức 3 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Khớp số lượng chưa đủ. Phải khớp cả đơn giá, nếu không phần tăng giá không báo trước sẽ lọt qua.
36Số ngày phải trả người bánDays payable outstanding
Định nghĩa
Số ngày trung bình từ lúc nhận hàng tới lúc nhà máy thực trả tiền cho nhà cung cấp.
Ví dụ
- Công nợ phải trả bình quân 1,2 tỷ đồng trên chi mua hàng 14,6 tỷ đồng một năm, tương đương 30 ngày.
- Kéo số ngày từ 30 lên 45 giữ lại thêm khoảng 600 triệu đồng tiền mặt trong nhà máy.
Điểm dễ hiểu sai
Số ngày cao không luôn là dấu hiệu tốt. Trả chậm quá mức làm nhà cung cấp siết hạn mức hoặc cộng chi phí vốn vào giá.
37Nguyên liệu thay thếAlternative material
Định nghĩa
Nguyên liệu khác đã được duyệt sẵn, dùng thay khi nguyên liệu chính thiếu hoặc quá đắt, với điều kiện không đổi chất lượng thành phẩm.
Ví dụ
- Dầu cọ và dầu hạt cải cùng được duyệt cho một công thức, tỷ lệ thay tối đa 30 phần trăm.
- Khi dầu cọ tăng 25 phần trăm, thay 30 phần trăm bằng dầu hạt cải kéo mức tăng giá vốn từ 2 phần trăm xuống 1,4 phần trăm.
Điểm dễ hiểu sai
Nguyên liệu thay thế phải được thử và duyệt từ trước. Quyết định thay ngay lúc thiếu hàng là cách tạo ra lỗi chất lượng.
38Thông báo thay đổi nguyên liệuMaterial change notice
Định nghĩa
Văn bản nhà cung cấp gửi trước khi đổi công thức, nguồn gốc hoặc quy trình của nguyên liệu đang cấp.
Ví dụ
- Hợp đồng buộc báo trước 90 ngày với mọi thay đổi ảnh hưởng tới quy cách.
- Nhà cung cấp đổi nhà máy sản xuất và chỉ báo trước 10 ngày, nhà máy phải chạy lại 3 mẻ thử.
Điểm dễ hiểu sai
Thay đổi nhỏ bên nhà cung cấp vẫn có thể làm dừng chuyền. Đổi loại keo dán thùng đủ để máy đóng thùng dừng nhiều lần trong một ca.
39Mẫu duyệt đầu tiênFirst article approval
Định nghĩa
Lô mẫu đầu tiên từ nhà cung cấp mới hoặc quy trình mới, phải qua kiểm tra và được duyệt trước khi cấp hàng đại trà.
Ví dụ
- Nhà máy chạy 3 mẻ thử, mỗi mẻ 500 kg, trước khi duyệt một nhà cung cấp bột mì mới.
- Toàn bộ quy trình duyệt mẫu mất 21 ngày, gồm 7 ngày kiểm nghiệm và 14 ngày chạy thử trên chuyền.
Điểm dễ hiểu sai
Mẫu chào hàng khác mẫu duyệt đầu tiên. Mẫu chào hàng thường được chọn kỹ, còn mẫu duyệt phải lấy từ lô sản xuất thật.
40Mua hàng gián tiếpIndirect procurement
Định nghĩa
Việc mua những thứ không đi vào thành phẩm, như hóa chất vệ sinh, phụ tùng máy và dịch vụ bảo trì.
Ví dụ
- Chi tiêu gián tiếp 8 tỷ đồng một năm, bằng 12 phần trăm tổng chi tiêu mua hàng 66 tỷ đồng.
- Riêng phụ tùng máy đóng gói là 1,2 tỷ đồng, trải trên 340 đơn nhỏ với chi phí xử lý 300 nghìn đồng một đơn.
Điểm dễ hiểu sai
Chi tiêu gián tiếp hay bị bỏ qua vì mỗi đơn rất nhỏ. Cộng lại nó vẫn chiếm 12 phần trăm tổng chi tiêu mua hàng.
41Hàng ký gửiConsignment stock
Định nghĩa
Cách bố trí trong đó nhà cung cấp để hàng tại kho nhà máy, quyền sở hữu chỉ chuyển khi nhà máy rút ra dùng.
Ví dụ
- Nhà cung cấp giữ 20 tấn đường ký gửi trong kho nhà máy và chỉ xuất hóa đơn cho phần đã rút.
- Tháng đó nhà máy dùng 12 tấn ở giá 18 nghìn đồng một kg nên chỉ ghi nhận công nợ 216 triệu đồng, 8 tấn còn lại vẫn của nhà cung cấp.
Điểm dễ hiểu sai
Hàng ký gửi vẫn chiếm chỗ và vẫn cần bảo quản đúng điều kiện. Hợp đồng thường đặt rủi ro hư hỏng lên bên đang giữ hàng.
42Giấy chứng nhận xuất xứCertificate of origin
Định nghĩa
Chứng từ xác nhận nơi hàng hóa được sản xuất, dùng để hưởng thuế ưu đãi và để khai báo hải quan.
Ví dụ
- Lô hương liệu trị giá 24 nghìn đô la có giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ nên thuế nhập giảm từ 10 phần trăm xuống 0 phần trăm.
- Thiếu giấy này, cùng lô hàng phải nộp thêm 2400 đô la tiền thuế.
Điểm dễ hiểu sai
Giấy chứng nhận xuất xứ khác chứng nhận phân tích. Một bên nói hàng làm ở đâu, một bên nói hàng đạt chỉ tiêu nào.
43Thuế nhập khẩuImport duty
Định nghĩa
Khoản thuế tính trên trị giá hàng nhập khi làm thủ tục hải quan, cộng thẳng vào giá vốn nguyên liệu.
Ví dụ
- Lô hương liệu trị giá 24 nghìn đô la chịu thuế 10 phần trăm, tức 2400 đô la.
- Cộng thêm phí thông quan 300 đô la, giá vốn lô hàng khi về tới kho là 26,7 nghìn đô la.
Điểm dễ hiểu sai
Với hàng mua theo CIF, thuế tính trên trị giá gồm cả cước và bảo hiểm. Tính thuế trên riêng tiền hàng luôn ra số thiếu.
44Rủi ro tỷ giáExchange rate exposure
Định nghĩa
Khả năng chi phí nguyên liệu nhập tăng lên vì đồng nội tệ mất giá so với đồng tiền thanh toán.
Ví dụ
- Lô hàng 24 nghìn đô la ở tỷ giá 25 nghìn đồng một đô la tương đương 600 triệu đồng.
- Tỷ giá lên 26 nghìn đồng làm cùng lô đó thành 624 triệu đồng, tăng 24 triệu đồng.
Điểm dễ hiểu sai
Giá bằng đô la giữ nguyên không có nghĩa chi phí giữ nguyên. Chi phí thật phải đo bằng đồng tiền mà nhà máy dùng để bán hàng.
45Đạo đức mua hàngProcurement ethics
Định nghĩa
Bộ quy tắc giữ cho quyết định mua dựa trên tiêu chí công khai, không dựa trên lợi ích riêng của người quyết định.
Ví dụ
- Quy định nội bộ cấm nhận quà trị giá trên 500 nghìn đồng từ nhà cung cấp.
- Mọi gói mua trên 500 triệu đồng phải có ít nhất 3 báo giá và 2 người ký duyệt.
Điểm dễ hiểu sai
Xung đột lợi ích không cần có tiền mới thành vấn đề. Người thân làm việc ở nhà cung cấp cũng phải khai báo và rút khỏi khâu chấm chọn.